O inventário é um dos maiores vilões na gestão de qualquer negócio de alimentos e bebidas. Embora muitos proprietários o considerem apenas uma formalidade administrativa, sua importância vai muito além disso. A maneira como o inventário é controlado pode influenciar diretamente no apuramento do Custo da Mercadoria Vendida (CMV), que é uma das métricas financeiras mais cruciais para entender a saúde financeira de uma empresa.
Compreendo que gerir o inventário de um negócio de alimentação, não é uma tarefa simples. A grande quantidade de itens que compõem o estoque, desde alimentos frescos e perecíveis até utensílios e embalagens, exige um controle rigoroso e processos bem estabelecidos. Porém, muitos estabelecimentos falham nesse aspecto, resultando em problemas que podem afetar diretamente o fluxo de caixa e a rentabilidade.
Um dos maiores desafios é a imprecisão no controle de estoque, que pode ocorrer devido a falhas em toda a cadeia do fluxo de mercadorias, desde a entrada até a saída de produtos. Em muitos casos, os negócios enfrentam problemas como desvios de mercadoria, vencimento de produtos e perda de produtos durante o processo de produção ou armazenagem. Além disso, a falta de registros precisos pode levar a erros na apuração do CMV, que, por sua vez, impacta diretamente as margens de lucro e a tomada de decisões estratégicas, como precificação e compras.
Falando em Custo da Mercadoria Vendida (CMV), ele é uma das principais métricas financeiras de qualquer negócio, representando o custo direto dos ingredientes utilizados na produção dos pratos servidos aos clientes. Para calcular corretamente o CMV, é necessário que o negócio tenha um controle eficiente de seu inventário, pois qualquer erro nas quantidades de produtos adquiridos ou consumidos pode resultar em uma apuração errada do CMV.
Quando o inventário não é gerido corretamente, o impacto no CMV pode ser significativo. Por exemplo, se um negócio de alimentos e bebidas não tem um controle preciso sobre o que entra e sai do estoque, ele pode acabar comprando mais matéria-prima do que o necessário, elevando o valor do estoque e, consequentemente, o custo das mercadorias vendidas. Por outro lado, se o inventário não for bem gerido, o negócio pode não perceber que produtos estão se deteriorando ou vencendo, o que implica na necessidade de ajustes de estoques, como se fossem desvios, mostrando perdas. Se isso não for feito corretamente, o valor do CMV também será distorcido, prejudicando a margem de lucro da empresa.
Os problemas com inventário mais comuns que encontro nas minhas consultorias são:
Falta de Processos Padronizados
Muitos negócios não possuem um procedimento padronizado para a entrada, saída e controle dos produtos no estoque. Isso pode levar a erros, como mercadorias sendo registradas incorretamente ou até mesmo matérias primas ou embalagens não sendo registrados de forma alguma. A falta de clareza nos processos internos também dificulta a rastreabilidade de itens e pode resultar em perdas financeiras significativas.
Falta de Treinamento da Equipe
A equipe de estoque muitas vezes não recebe o treinamento adequado sobre como realizar as contagens de forma precisa, como lidar com produtos perecíveis e como identificar sinais de desperdício ou dano nos produtos. Sem a formação necessária, os funcionários podem cometer erros ao realizar o inventário, o que impacta negativamente nos resultados do negócio.
Erros de Registro e Discrepâncias
O erro humano, como o preenchimento incorreto de relatórios ou a falta de registros detalhados, pode resultar em discrepâncias no inventário, prejudicando a apuração do CMV. Erros de digitação ou o não registro de entradas e saídas de mercadorias são mais comuns do que se imagina.
Produtos Perecíveis Não Controlados Adequadamente
Os produtos perecíveis exigem um controle ainda mais rigoroso. Se não houver um acompanhamento preciso das datas de validade e condições de armazenagem, pode ocorrer o desperdício de alimentos, que não só afeta a operação do negócio, mas também pode distorcer o cálculo do CMV, uma vez que os produtos perdidos não são contabilizados corretamente.
Insumos ou Ingredientes de Baixa Rotatividade
Produtos que não têm alta rotatividade no estoque podem ser negligenciados, não sendo reabastecidos a tempo ou sendo deixados de lado, mesmo que ainda tenham validade. Esses produtos ficam empacados por mais tempo, o que pode gerar perdas se não forem vendidos ou consumidos dentro do período de validade.
Como consultor da área de fluxo de mercadorias, posso indicar algumas práticas que podem ser implementadas para melhorar esse processo de inventário e garantir que o CMV seja apurado corretamente:
Adote um sistema de gestão de estoque: Investir em um sistema de gestão de estoque é fundamental para controlar todas as etapas do inventário de forma eficaz. Esses sistemas permitem registrar as entradas e saídas de mercadorias em tempo real, fornecendo uma visão precisa e atualizada do estoque.
Realize contagens periódicas: A contagem periódica de inventário é essencial para garantir que os números de estoque estejam corretos. As contagens diárias, semanais ou mensais para determinados produtos, ajudam a corrigir eventuais discrepâncias e ajustar os processos.
Treine sua equipe: Investir no treinamento da equipe de estoque para garantir que todos saibam como lidar com o inventário corretamente é de extrema prioridade, inclusive incluir no treinamento, a explicação da importância das contagens para o cálculo do CMV. O treinamento deve incluir a correta identificação de produtos, o preenchimento adequado de relatórios e a importância da precisão no registro das entradas, saídas e contagens de estoque.
Controle rigoroso de produtos perecíveis: Crie uma metodologia para o controle de produtos perecíveis, como o uso do sistema PVPS (Primeiro que Vence, Primeiro que Sai), que garante que os produtos mais próximos ao vencimento sejam utilizados primeiro. Além disso, estabeleça regras claras sobre como verificar e registrar os produtos vencidos ou deteriorados.
Padronize os processos de inventário: Estabeleça processos claros e documentados para todas as etapas do controle de inventário, desde a organização da equipe para contagem, as listagens de produtos e não se esqueça de verificar se as unidades de medidas estão corretas. Isso ajudará a evitar erros de registro e garantirá que os dados coletados sejam consistentes e precisos.
Reforçando, a gestão de inventário é um elemento fundamental para a operação bem-sucedida de um negócio de alimentos e bebidas. Quando não é realizada de forma eficiente, pode resultar em problemas financeiros graves, como o cálculo incorreto do CMV e desperdício de recursos. Ao adotar boas práticas e utilizar ferramentas adequadas, é possível minimizar esses riscos, garantindo que o negócio não só melhore sua performance financeira, mas também otimize seus processos e reduza custos operacionais.
Com um inventário bem controlado, o sucesso no controle do CMV e a rentabilidade do negócio estarão mais próximos de serem alcançados.
*Fonte: Rede FoodService
